会議、インタビュー、医療・研究分野などの音声には、個人情報や機密情報が含まれるケースが少なくありません。
そのため、「文字起こしを外注して本当に安全なのか？」と不安に感じる方も多いでしょう。
この記事では、個人情報が含まれる音声データを文字起こしする際の安全性・注意点・業者選びのポイントを、分かりやすく解説します。
個人情報が含まれる音声とは？
文字起こしで扱われる個人情報には、以下のようなものがあります。
- 氏名・住所・電話番号・メールアドレス
- 顔写真や音声による個人識別情報
- 社員名・顧客名・取引先名
- 医療情報・研究データ・相談内容
これらはすべて、個人情報保護法の対象となる可能性があります。
文字起こし業者はどうやって情報を守っている？
① 守秘義務・秘密保持契約（NDA）
信頼できる文字起こし業者では、
- 社内規程
- 作業者との守秘義務契約
を徹底し、第三者への情報漏洩を防止しています。
② 作業者の管理体制
- 作業者を限定
- 業務委託先の選定基準を明確化
- 外部への無断持ち出し禁止
など、誰が・どこで・どう作業するかを明確に管理しています。
③ データの受け渡し・保管方法
安全性の高い業者では、
- SSL対応のアップロードフォーム
- パスワード付きファイル
- クラウドのアクセス制限
など、通信・保管時のセキュリティ対策を実施しています。
安全性を重視するなら「専門業者」がおすすめな理由
個人情報を含む音声の場合、
- 守秘義務が明確
- データ削除の対応が可能
- 人の目で内容を理解しながら作業
できる 専門の文字起こし業者 が安心です。
特に、
- 医療・研究・法務
- 採用面接・社内会議
などは、セキュリティ体制を重視した外注が重要です。
依頼前に確認すべき安全性チェックリスト
依頼前に、以下を確認しましょう。
- 守秘義務や個人情報保護方針が明記されているか
- 音声・データの保管期間は明確か
- 作業後のデータ削除に対応しているか
- 問い合わせ時の対応が丁寧か
これらを確認することで、情報漏洩リスクを大幅に下げることができます。
よくある質問
Q1. 個人情報が含まれる音声でも文字起こしを依頼して大丈夫ですか？
A. 適切な管理体制を持つ文字起こし業者であれば、安全に依頼できます。
守秘義務の徹底、作業者の管理などを行っている業者を選ぶことが重要です。
Q2. 文字起こし業者は個人情報をどのように守っていますか？
A. 守秘義務契約・アクセス制限・データ管理ルールによって情報漏洩を防いでいます。
多くの専門業者では、音声やテキストの取り扱いを厳格に管理しています。
Q3. 機密情報が含まれる音声はどの方法で文字起こしするのが安全ですか？
A. 人力で対応する専門の文字起こし業者に依頼するのが安全性は高いです。
機密性の高い内容では、AIよりも人による管理体制が整った業者の方が安心です。
Q4. 文字起こし後の音声データは削除してもらえますか？
A. 多くの専門業者では、納品後に音声・テキストデータの削除に対応しています。
削除対応の有無や保管期間は、依頼前に確認すると安心です。
Q5. 文字起こしを依頼する前に確認すべき安全性のポイントは何ですか？
A. 守秘義務の有無、データ管理方法、削除対応の可否を確認しましょう。
これらが明確な業者ほど、個人情報の取り扱いに対する意識が高いといえます。
Q6. 医療・研究・採用面接の音声でも外注できますか？
A. はい、専門業者であれば医療・研究・採用関連の音声にも対応可能です。
個人情報や機密性を理解した上で作業する体制が整っています。
まとめ
個人情報が含まれる音声でも、
適切な管理体制を持つ文字起こし業者を選べば、安全に依頼することは可能です。
価格や納期だけでなく、
「安全性・信頼性」も重要な判断基準として検討しましょう。