文字起こしを外注したあとに、「思っていた仕上がりと違う」「修正が多くて時間がかかった」
と後悔した経験はありませんか？
実は、こうしたトラブルの多くは依頼時に伝えるべき情報が不足していることが原因です。
文字起こしは「音声を文字にするだけ」の作業ではなく、用途・ルール・起こし方の希望によって仕上がりが大きく変わります。
この記事では、文字起こしを依頼する際に必ず確認・共有しておきたい5つのチェック項目を解説します。
初めて依頼する方はもちろん、過去に失敗経験がある方にも役立つ内容です。
チェック① 文字起こしの「種類」を明確にする
素起こし・ケバ取り・整文の違い
文字起こしの起こし方には、主に以下の3種類があります。
- 素起こし：言い淀み・口癖・「あー」「えー」も含めてすべて文字化
- ケバ取り：不要な言葉・言い淀みを除き、話し言葉は残す
- 整文：文章として読みやすく整える
この指定が曖昧だと、「議事録用なのに不要な言葉が多い」「読みやすくなったが、研究用なので発言をそのまま起こしてほしかった」
といった後悔につながります。
チェック② 用途・使用目的を伝える
用途によって最適な仕上がりは変わる
文字起こしを依頼する目的・用途はさまざまです。
- 会議の議事録
- 学術研究・インタビュー
- 採用面接の記録
- 書籍・記事・Web掲載
- 裁判資料・調査記録
用途を伝えることで、
・どこまで整えるべきか
・専門用語の扱い
・話者表記の必要性
などを適切に判断できます。
特に、経験豊富なプロの業者・ライターは、用途や音声内容に合わせて微妙な調整を行っています。
チェック③ 専門用語・固有名詞の有無
医療・IT・学術分野は特に重要
専門用語・業界用語や人名・社名・製品名が多い音声では、事前共有が精度を左右します。
- 医療・看護・福祉用語
- 大学名・研究分野名
- 社内独自の略語
- 外国人名・カタカナ語
可能であれば用語リストを、無ければ頻出するキーワードを記した簡単なメモを渡すだけでも、
修正が大幅に減り、納品後の満足度も高くなります。
チェック④ 話者表記・記載ルール
表記ルールを決めておく重要性
話者表記については業者・ライターにお任せでもよいですが、事前に指定しておくと認識のズレが生じにくくなります。
- 「司会」「参加者A」などの表記
- 実名記載の可否
- 発言が短い、同じ発言の繰り返しのまとめ方
また、必要に応じて
・数字は全角か半角か
・改行のルール、発言と発言の間を1行空けるか
なども指定しておくと、修正の手間が減ります。
チェック⑤ 納期・優先度
「いつまでに必要か」は必ず伝える
納期は依頼前に確認し、いつまでに必要かも伝えておきます。
また、業者・ライター側にも繁閑の波があるので、特に急いでいるときは業務状況も確認したほうがよいです。
- 希望納期
- 急ぎ対応の可否
- 業者側の現在の業務状況
これらを事前に共有することで、
納期遅延や追加費用といったトラブルを防げます。
まとめ
文字起こしの満足度は、依頼前の準備によって大きく左右されます。
特に重要なのは以下の5つのポイントです。
- 文字起こしの種類
- 使用目的・用途
- 専門用語・固有名詞
- 話者表記・記載ルール
- 納期・修正対応
これらをしっかり伝えることで、
「頼んでよかった」と思える文字起こしに近づきます。